Tin tức,Tip - Mẹo Hay
Hướng dẫn công ty quà tặng chào giá trực tuyến từ A – Z (Cập nhật 2026)
Các công ty sản xuất quà tặng không chỉ phải giỏi về chuyên môn, đa dạng mẫu mà còn cần nắm vững quy trình chào giá trực tuyến. Trong bài viết này, Vinaly sẽ chia sẻ chi tiết các quy định mới nhất của Luật Đấu thầu, nguyên tắc thực hiện và quy trình chào giá chi tiết. Hãy cùng theo dõi ngay nhé!
1. Có bao nhiêu hình thức chào giá trực tuyến?
Chào giá trực tuyến hiện nay có có 2 hình thức là chào giá trực tuyến theo quy trình thông thường và chào giá trực tuyến theo quy trình rút gọn.
2. Lợi ích khi công ty quà tặng chào giá trực tuyến
Quá trình chào giá trực tuyến không có quá nhiều bước, lại chỉ cần thực hiện trong thời gian ngắn nhưng lại mang đến rất nhiều lợi ích, ví dụ như:
- Tiết kiệm nguồn nhân lực, tiền bạc và tối ưu hoá thời gian: Nhà thầu không phải in ấn hàng chục nghìn trang hồ sơ rồi vận chuyển đến nơi mở đấu thầu nữa. Dù ở bất kỳ đâu, các công ty quà tặng cũng có thể ở tại văn phòng, thực hiện vài thao tác là đã dễ dàng chào giá sản phẩm.
- Đảm bảo minh bạch, công bằng: Tất cả dữ liệu của các nhà thầu quà tặng cầu được lưu trữ trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia kể cả những lịch sử chỉnh sửa nhỏ nhất. Thời gian nộp hồ sơ cũng được quy định rõ ràng, tránh tình trạng trúng thầu nhờ quen biết.
- Quản lý và theo dõi hồ sơ khoa học: Không còn phải sắp xếp hồ sơ giấy thủ công, vừa dễ bị mối mọt lại khó để tra cứu, so sánh năng lực hay sự tiến bộ của công ty qua từng lần đấu thầu.
- Tốc độ phản hồi khách hàng nhanh hơn: Các công ty quà tặng khi chào giá trực tuyến không còn lo lắng tình trạng bỏ lỡ phản hồi của khách hàng như lúc còn áp dụng hình thức chào giá truyền thống, từ đó giúp tăng tỷ lệ trúng thầu thành công.
- Quy trình thực hiện ngắn gọn, loại bỏ các thủ tục hành chính rườm rà: Các biểu mẫu đã có form sẵn, nhà thầu chỉ cần điền đúng quy định nên sẽ hạn chế lỗi tin học văn phòng cơ bản.
- Mở rộng cơ hội tiếp cận khách hàng trên phạm vi toàn quốc: Đấu thầu trực tuyến cho phép công ty quà tặng ở TPHCM có thể chào giá ở bất kỳ tỉnh thành nào, kể cả những nơi vùng sâu vùng xa.
>> Xem thêm:
- Hướng Dẫn Quy Trình Đấu Thầu Quà Công Đoàn Qua Mạng Chuẩn Nhất 2026
- Bí quyết “check var” hồ sơ năng lực công ty sản xuất quà tặng doanh nghiệp uy tín 2026
3. Điều kiện áp dụng chào giá trực tuyến
3.1 Chào giá trực tuyến rút gọn
Khoản 2 Điều 98 Nghị định 24/2024/NĐ-CP quy định, để thực hiện chào giá trực tuyến theo quy trình rút gọn, gói thầu phải đáp ứng một trong tiêu chí sau đây:
- Gói thầu mua sắm hàng hóa, cung cấp dịch vụ phi tư vấn có giá trị không quá 300 triệu đồng đối với dự toán mua sắm;
- Gói thầu thuộc dự án đầu tư của doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp do doanh nghiệp nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ và dự án đầu tư theo Luật Đầu tư công, bao gồm: gói thầu mua sắm hàng hóa, cung cấp dịch vụ phi tư vấn có giá gói thầu không quá 01 tỷ đồng;
- Gói thầu mua sắm hàng hóa, cung cấp dịch vụ phi tư vấn phải mua của hãng sản xuất cụ thể để bảo đảm tính tương thích về công nghệ, bản quyền với các trang thiết bị, máy móc, phần mềm, dịch vụ sẵn có hoặc do các điều kiện bảo hành của hãng sản xuất mà không thể mua của hãng sản xuất khác và có nhiều nhà thầu có khả năng cung cấp.
3.2 Chào giá trực tuyến theo quy trình thông thường
Theo Khoản 2 Điều 98 Nghị định 24/2024/NĐ-CP ngày 27/2/2024 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật đấu thầu về lựa chọn nhà thầu, điều kiện để áp dụng chào giá trực tuyến theo quy trình thông thường bao gồm:
- Gói thầu dịch vụ phi tư vấn thông dụng, đơn giản.
- Gói thầu mua sắm hàng hóa thông dụng, sẵn có trên thị trường với đặc tính kỹ thuật được tiêu chuẩn hóa và tương đương nhau về chất lượng; có sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp; tiêu chuẩn đánh giá quan trọng nhất là giá, không có hoặc ít có yếu tố tác động của chi phí vòng đời.
- Nhóm hàng hóa, dịch vụ có thể áp dụng chào giá trực tuyến bao gồm: nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu xây dựng cơ bản (quặng sắt, cốt liệu đường, vật liệu xây dựng, ống đồng và các nguyên liệu khác); thiết bị công nghệ thông tin đã được chuẩn hóa gồm máy tính, hộp mực, các modem và các thiết bị khác; giấy in, giấy photocopy, vật tư đơn giản, bóng đèn; mua quyền sử dụng phần mềm thương mại; năng lượng, than hoặc khí đốt; hóa chất; dịch vụ vận chuyển; dịch vụ vệ sinh; dịch vụ bảo trì; các hàng hóa, dịch vụ khác đáp ứng quy định trên.
4. 6 bước công ty quà tặng chào giá trực tuyến theo quy trình thông thường
Sau khi kế hoạch lựa chọn nhà thầu công ty sản xuất quà tặng được duyệt, việc tổ chức chào giá trực tuyến theo quy trình thông thường được thực hiện tại bước đánh giá về tài chính, làm căn cứ để so sánh hồ sơ dự thầu và xếp hạng nhà thầu. Cụ thể, các bước thực hiện như sau:
- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ mời thầu: Thực hiện theo quy định tại Điều 24 và Điều 25 Nghị định 24/2024/NĐ-CP
– Đối với gói thầu có giá gói thầu dưới 05 tỷ đồng, thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu tối thiểu là 05 ngày làm việc kể từ ngày đầu tiên hồ sơ mời thầu được phát hành đến ngày có thời điểm đóng thầu.
Ngoài ra, hồ sơ mời thầu còn phải gồm ít nhất các thông tin sau liên quan đến quá trình chào giá trực tuyến như:
– Thông báo về việc áp dụng chào giá trực tuyến trong quá trình lựa chọn nhà thầu;
– Các yếu tố khác ngoài giá mà nhà thầu được phép thay đổi (nếu có) và công thức quy đổi để so sánh, xếp hạng nhà thầu.
- Bước 2: Tổ chức lựa chọn nhà thầu quà tặng doanh nghiệp: Thực hiện theo quy định tại Điều 26 Nghị định 24/2024/NĐ-CP
Bao gồm các quy định về Mời thầu; Phát hành, sửa đổi, làm rõ hồ sơ mời thầu; Chuẩn bị, nộp, tiếp nhận, quản lý, sửa đổi, rút hồ sơ dự thầu; Mở thầu.
- Bước 3: Đánh giá hồ sơ dự thầu, tổ chức chào giá trực tuyến: Thực hiện theo quy định tại Điều 97 Nghị định 24/2024/NĐ-CP.
– Danh sách nhà thầu đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật được thẩm định, phê duyệt. Trên cơ sở danh sách nhà thầu đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật, bên mời thầu gửi thông báo mời tham gia chào giá trực tuyến Trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia đến các nhà thầu có tên trong danh sách trong thời hạn tối thiểu 03 ngày làm việc trước ngày có thời điểm bắt đầu chào giá trực tuyến.
Thông báo mời tham gia chào giá trực tuyến bao gồm các nội dung sau: thời điểm bắt đầu chào giá trực tuyến; nguyên tắc xếp hạng nhà thầu, bao gồm cả công thức toán học được sử dụng trong quá trình chào giá trực tuyến (nếu có) để tự động xếp hạng nhà thầu trên cơ sở mức giá nhà thầu chào cùng với các yếu tố khác trong phiên chào giá trực tuyến; bước giá (mức chênh lệch tối thiểu của lần chào giá sau so với lần chào giá trước liền kề); thời điểm kết thúc chào giá; các thông tin liên quan khác (nếu có).
– Nhà thầu quyết định việc tham gia chào giá trực tuyến theo thông báo của bên mời thầu. Trường hợp nhà thầu được mời tham gia chào giá trực tuyến nhưng không tham gia thì hồ sơ dự thầu của nhà thầu sẽ tiếp tục được đánh giá về tài chính căn cứ theo hồ sơ dự thầu đã nộp trước thời điểm đóng thầu.
- Bước 4: Ghi nhận kết quả
– Nhà thầu tham gia chào giá trực tuyến trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Thời gian chào giá trực tuyến tối thiểu là 03 giờ kể từ thời điểm bắt đầu chào giá trực tuyến.
– Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia ghi nhận giá chào cuối cùng của từng nhà thầu tại thời điểm kết thúc chào giá trực tuyến và danh sách xếp hạng nhà thầu.
– Việc xét duyệt trúng thầu thực hiện theo quy định tại Điều 61 Luật Đấu thầu 2023 căn cứ vào giá dự thầu và các yếu tố ngoài giá (nếu có) tại thời điểm kết thúc chào giá trực tuyến của nhà thầu xếp thứ nhất.
- Bước 5: Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu: Thực hiện theo quy định tại Điều 31 Nghị định 24/2024/NĐ-CP.
- Bước 6: Hoàn thiện, ký kết và quản lý thực hiện hợp đồng:
Hợp đồng ký kết giữa các bên phải phù hợp với quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu và các tài liệu liên quan khác. Việc hoàn thiện, ký kết và quản lý thực hiện hợp đồng thực hiện theo quy định tại Điều 32 và Điều 33 Nghị định 24/2024/NĐ-CP.
5. Quy trình chào giá trực tuyến theo quy trình rút gọn
Nếu đơn hàng của công ty sản xuất quà tặng (ví dụ như bình giữ nhiệt hay sổ tay) thuộc trường hợp chào giá trực tuyến rút gọn, bạn cần áp dụng quy định tại Điều 101 Nghị định 24/2024/NĐ-CP cụ thể như sau:
- Bước 1: Chuẩn bị thông báo mời thầu
Dựa trên cơ sở kế hoạch lựa chọn nhà thầu được phê duyệt, bên mời thầu cần yêu cầu cụ thể về:
– Xuất xứ, ký mã hiệu, nhãn hiệu, hãng sản xuất, thông số kỹ thuật của hàng hóa, thời gian giao hàng, bảo hành và các nội dung cần thiết khác (nếu có) đối với gói thầu mua sắm hàng hóa; phạm vi công việc, yêu cầu kỹ thuật, thời gian thực hiện, thời gian hoàn thành dịch vụ và các nội dung cần thiết khác (nếu có) đối với gói thầu dịch vụ phi tư vấn.
– Thời điểm bắt đầu chào giá trực tuyến, nguyên tắc xếp hạng nhà thầu, bước giá, thời điểm kết thúc chào giá trực tuyến và các thông tin liên quan khác (nếu có).
– Không nêu yêu cầu về bảo đảm dự thầu.
- Bước 2: Đăng tải thông báo mời thầu lên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia
Sau khi chủ đầu tư phê duyệt thông báo mời thầu, bên mời thầu đăng tải thông báo mời thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia trong thời hạn tối thiểu 03 ngày làm việc trước ngày có thời điểm bắt đầu chào giá trực tuyến. Thời gian chào giá trực tuyến tối thiểu là 24 giờ kể từ thời điểm bắt đầu chào giá trực tuyến.
- Bước 3: Tham gia chào giá trực tuyến
– Nhà thầu tức công ty sản xuất quà tặng tham gia chào giá trực tuyến trực tiếp trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia để chào giá cho các nội dung xác định trong thông báo mời thầu và được chào giá theo thời hạn quy định trong thông báo mời thầu.
– Nhà thầu phải cam kết trong đơn dự thầu đáp ứng các yêu cầu trong thông báo mời thầu. Trường hợp nhà thầu trúng thầu nhưng không thực hiện theo cam kết thì bị xử lý theo đúng cam kết trong đơn dự thầu (công khai tên nhà thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia và khóa tài khoản trong thời hạn 06 tháng kể từ ngày Bộ Kế hoạch và Đầu tư nhận được văn bản đề nghị của chủ đầu tư), trừ trường hợp bất khả kháng.
- Bước 4: Ghi nhận kết quả chào giá
– Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia ghi nhận giá chào cuối cùng của từng nhà thầu tại thời điểm kết thúc chào giá trực tuyến và danh sách xếp hạng nhà thầu.
– Việc xét duyệt trúng thầu thực hiện theo quy định tại Điều 61 Luật Đấu thầu căn cứ vào giá dự thầu tại thời điểm kết thúc chào giá trực tuyến của nhà thầu xếp thứ nhất.
- Bước 5: Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu: Thực hiện theo quy định tại Điều 31 Nghị định 24/2024/NĐ-CP.
- Bước 6: Hoàn thiện, ký kết và quản lý thực hiện hợp đồng
Hợp đồng ký kết giữa các bên phải phù hợp với quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu và các tài liệu liên quan khác. Việc hoàn thiện, ký kết và quản lý thực hiện hợp đồng thực hiện theo quy định tại Điều 32 và Điều 33 của Nghị định 24/2024/NĐ-CP.
6. Nguyên tắc khi chào giá quà tặng công đoàn trực tuyến
Có 5 nguyên tắc mà các công ty sản xuất quà tặng cần tuân thủ khi thực hiện chào giá trực tuyến:
– Có thể liên tục thay đổi mức giá, các yếu tố khác ngoài giá (nếu có) trong thời gian chào giá. Mức giá, các yếu tố khác ngoài giá (nếu có) này được công khai trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia được công khai trong quá trình chào giá, trừ tên nhà thầu. Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia tự động xếp hạng và công khai thứ tự xếp hạng của nhà thầu tương ứng với mức giá, các yếu tố khác ngoài giá (nếu có) trong thời gian chào giá trực tuyến.
– Nếu giá dự thầu là yếu tố duy nhất được phép chào lại, có nhiều nhà thầu cùng chào giá thấp nhất thì nhà thầu chào giá đầu tiên thấp nhất trúng thầu.
– Nếu không sử dụng phương pháp giá thấp nhất, Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia tự động xếp hạng nhà thầu theo tiêu chuẩn đánh giá trong hồ sơ mời thầu. Khi có nhiều nhà thầu cùng xếp hạng nhất thì nhà thầu xếp hạng thứ nhất đầu tiên trúng thầu.
– Thời điểm kết thúc chào giá trực tuyến phải trong giờ hành chính.
– Giá chào không được cao hơn giá gói thầu và không được cao hơn giá chào thấp nhất đối với trường hợp giá là yếu tố duy nhất được chào lại. Trường hợp giá dự thầu sau giảm giá (nếu có) của tất cả nhà thầu đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật vượt giá gói thầu và không có nhà thầu nào tham gia chào giá trực tuyến đối với chào giá trực tuyến theo quy trình thông thường thì chủ đầu tư xử lý tình huống theo quy định tại điểm b hoặc điểm c hoặc điểm d khoản 8 Điều 131 của Nghị định này.
7. Những sai lầm cần tránh khi chào giá quà tặng trực tuyến
Hãy lưu ngay những kinh nghiệm dưới đây để tránh không mắc phải lỗi sai đáng tiếc trong quá trình chào giá quà tặng trực tuyến:
- Gửi hồ sơ chậm
- Điền thông tin sai chính tả, thiếu sót, không đúng form
- Báo giá không rõ ràng
- Không kiểm tra phản hồi bên mời thầu
- Thời điểm gửi chào giá quá sát giờ kết thúc, dễ rơi vào tình trạng nghẽn mạng
- Không tính thuế VAT khi báo giá
Trên đây là toàn bộ các thông tin quan trọng nhất về chào giá trực tuyến quà tặng mà các nhà thầu lẫn bên mời thầu đang quan tâm. Nếu bạn đang tìm một nhà thầu uy tín, có kinh nghiệm tham gia đấu thầu quà tặng doanh nghiệp số lượng lớn và cung cấp mức giá phải chăng thì đừng ngần ngại liên hệ Vinaly qua số hotline 0705.451.451 để được tư vấn chi tiết nhất!
> Xem thêm:
10+ Ý Tưởng Quà Tặng Đoàn Thanh Niên Cho Ngày 26/3 Vừa Thiết Thực Vừa Ý Nghĩa
Cẩm nang quà tặng công đoàn 2026: Ý tưởng quà tặng các dịp trong năm cho đoàn viên