Quà tặng doanh nghiệp vừa là một trong những cách để công ty thể hiện sự tri ân đối với đóng góp của nhân viên vừa là bộ mặt của thương hiệu. Vậy để đảm bảo hạn chế rủi ro về tiến độ hay mẫu mã, bạn cần lưu ý gì khi ký kết hợp đồng cung cấp quà tặng công ty? Trong bài viết này, Vinaly sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc này và chia sẻ đơn vị cung cấp quà tặng số lượng lớn uy tín.

Lưu ý gì khi ký hợp đồng cung cấp quà tặng doanh nghiệp

Vì sao làm việc cần ký hợp đồng cung cấp quà tặng doanh nghiệp?

Việc ký hợp đồng cung cấp quà tặng doanh nghiệp mang đến những lợi ích sau:

Đảm bảo tính pháp lý rõ ràng: Hợp đồng là thứ duy nhất có căn cứ pháp lý để ràng buộc trách nhiệm, nghĩa vụ giữa đơn vị cung cấp quà tặng và đơn vị đặt hàng. Nếu không có hợp đồng, khả năng tranh chấp xảy ra rất cao và cũng không có cơ sở để giải quyết.
Kiểm soát chất lượng sản phẩm: Hợp đồng cung cấp quà tặng luôn quy định rõ về mẫu mã, màu sắc, chất liệu, kích thước, logo, quy cách đóng gói,… tránh tình trạng sản phẩm thực tế khác xa kỳ vọng.
Đảm bảo tiến độ giao hàng: Hợp đồng cung cấp quà tặng doanh nghiệp quy định rõ thời gian giao hàng cụ thể và mức phạt vi phạm tiến độ. Điều này sẽ giúp đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp và trách nhiệm của đơn vị sản xuất quà.
Minh bạch về chi phí: Hợp đồng đúng quy định phải ghi rõ tổng giá trị đơn hàng, chi phí phát sinh nếu có, thời hạn thanh toán và đặt cọc,… Từ đó, giúp hạn chế tranh cãi về tiền bạc.
Quy định trách nhiệm khi xảy ra sự cố: Các sự cố có thể xảy ra khi đặt quà tặng doanh nghiệp số lượng lớn là hàng lỗi, hỏng, thiếu số lượng, sai logo/màu sắc,… Hợp đồng sẽ quy định chính sách bồi thường, đổi trả và thời gian xử lý để đảm bảo quyền lợi cho khách hàng.
Bảo mật thông tin: Một số hợp đồng cung cấp quà tặng doanh nghiệp thường quy định xưởng sản xuất không sử dụng mẫu thiết kế của khách để bán cho bên thứ ba. Điều này giúp đảm bảo tính bản quyền của thương hiệu.
Thể hiện sự chuyên nghiệp: Quá trình làm việc có ký kết hợp đồng sẽ tạo sự uy tín, thể hiện quy trình minh mạch và chuyên nghiệp, từ đó làm cơ sở để hợp tác lâu dài.

Hợp đồng cung cấp quà tặng doanh nghiệp phải rõ ràng để đảm bảo quyền lợi hai bên

>> Xem thêm:

Các nội dung bắt buộc trong hợp đồng cung cấp quà tặng doanh nghiệp

Trước khi ký hợp đồng cung cấp quà tặng doanh nghiệp, bạn hãy kiểm tra xem đã có những thông tin quan trọng dưới đây không nhé:

Thông tin chi tiết các bên (Chủ thể hợp đồng)

Đây là phần để xác định rõ chủ thể chịu trách nhiệm pháp lý, bao gồm: Tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện kèm chức vụ, số điện thoại và các thông tin liên lạc khác.

Mô tả chi tiết sản phẩm quà tặng

Phần này cực kỳ quan trọng, càng cụ thể càng tốt. Bao gồm thông tin về tên sản phẩm và mã, số lượng, chất liệu, kích thước, màu sắc ((quy định mã màu in ấn Pantone hoặc CMYK để tránh lệch màu), nội dung in ấn, bao bì hộp đựng,…

Duyệt mẫu thực tế

Nhiều hợp đồng cung cấp quà tặng doanh nghiệp thường bỏ qua mục này. Tuy nhiên trong thực thế, file thiết kế trên máy tính và sản phẩm thật thường có có sự chênh lệch. Vì vậy hợp đồng cần quy định xưởng sản xuất phải cung cấp mẫu thật để khách hàng ký duyệt đồng thời cam kết thành phẩm giống bao nhiêu phần trăm so với mẫu đã duyệt.

Số lượng, đơn giá, giá trị hợp đồng

Hợp đồng càng minh bạch từ đầu thì càng hạn chế tranh chấp về sau. Bạn cần kiểm tra kỹ số đơn vị sản phẩm, đơn giá của từng loại sản phẩm đã bao gồm chi phí in ấn, đóng gói và phí vận chuyển hay chưa, thuế VAT, chi phí phát sinh (nếu có), tổng giá trị hợp đồng ghi bằng cả số và chữ.

Thời gian, địa điểm giao hàng

Thời gian phải ghi ngày/tháng/năm cụ thể, có lộ trình chi tiết nếu giao theo từng đợt. Về địa điểm nhận hàng, xưởng sẽ giao ở kho, văn phòng hay nhiều chi nhánh và chi phí vận chuyển do bên nào chịu.

Phải có điều khoản duyệt mẫu trong hợp đồng cung cấp quà tặng công ty

Phương thức, tiến độ thanh toán

Đặt cọc: Thường là 30-50% giá trị hợp đồng và thanh toán ngay sau khi ký hợp đồng để xưởng sản xuất nhập nguyên liệu.
Thanh toán đợt cuối: Sau khi nhận đủ hành.
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản hoặc tiền mặt.

Quá trình nghiệm thu, chính sách bảo hành

Điều khoản này rất cần thiết trong hợp đồng cung cấp quà tặng doanh nghiệp. Đối với các đơn hàng lớn, bạn cần yêu cầu thỏa thuận tỷ lệ hàng lỗi cho phép (ví dụ như <2% tổng đơn hàng) và được kiểm tra hàng ngay khi giao.

Phạt vi phạm hợp đồng

Khi chậm giao hàng, bên xưởng quà tặng bị phạt x% giá trị hợp đồng cho mỗi ngày chậm trễ. Còn nếu bên mua chậm thanh toán sẽ bị tính lãi suất chậm trả theo quy định.

Điều khoản đổi trả

Quy định trường hợp được đổi trả như lỗi do nhà sản xuất, lỗi in ấn), thời gian xử lý trong bao lâu và bên chịu phí phát sinh. Ngoài ra, những trường hợp bất khả kháng như thiên tai, dịch bệnh, cháy nổ, đứt chuỗi cung ứng toàn cầu cũng được đề cập chi tiết trong hợp đồng để hai bên miễn trừ trách nhiệm pháp lý trong điều kiện không thể kiểm soát.

Hiệu lực hợp đồng và chữ ký

Hiệu lực: Ngày bắt đầu, ngày kết thúc và số bản hợp đồng được ký.
Chữ ký & đóng dấu: Hợp đồng phải có chữ ký của đại diện hợp pháp của hai bên và đóng dấu doanh nghiệp.

Lưu ý quan trọng để tránh tranh chấp khi ký kết hợp đồng cung cấp quà tặng doanh nghiệp

Khi ký hợp đồng cung cấp quà tặng doanh nghiệp, điều khoản càng thiếu rõ ràng thì càng dễ xảy ra tranh chấp. Dưới đây là những lưu ý quan trọng mà bạn không nên bỏ qua:

Hợp đồng giao dịch càng chi tiết càng hạn chế tranh chấp về sau

Mô tả sản phẩm phải chi tiết, tránh ghi chung chung như ly sứ in logo hay ví tiền mà phải ghi rõ.
Phải duyệt mẫu trước ký hợp đồng: Đôi khi vì hai bên không hiểu ý nhau dẫn đến tranh cãi. Cách giải quyết đơn giản nhất là duyệt mẫu demo trước khi xưởng tiến hành sản xuất hàng loạt.
Quy định rõ tiêu chuẩn chất lượng: Tiêu chí về màu sắc, độ bền, logo in ấn, tỷ lệ lỗi cho phép,…
Ràng buộc tiến độ giao hàng: Điều này đặc biệt cần thiết khi bạn đặt quà tặng công đoàn vào các dịp Tết hay lễ lớn.
Kiểm tra năng lực xưởng sản xuất trước khi ký hợp đồng: Bạn nên xem kỹ hồ sơ năng lực công ty sản xuất quà tặng doanh nghiệp, review của các khách hàng cũ, mẫu quà đã từng thực hiện,… để đánh giá.
Lưu toàn bộ quá trình trao đổi: Dùng làm bằng chứng khi xảy ra tranh chấp.
Quyền sở hữu trí tuệ: Cam kết không sử dụng hình ảnh sản phẩm của khách hàng cho mục đích quảng cáo hoặc dùng cho bên thứ ba nếu chưa được phép.

Vinaly – Đơn vị cung cấp quà tặng uy tín, cam kết rõ ràng bằng hợp đồng

Trong thị trường quà tặng doanh nghiệp với nhiều sự lựa chọn, Vinaly tự hào khi luôn là đối tác tin cậy của nhiều đơn vị uy tín như nha khoa Parkway, Toyota Hùng Vương, bệnh viện đa khoa Hùng Vương,… nhờ sự minh bạch, chỉn chu và mức giá tốt.

Nếu bạn đang tìm đơn vị cung cấp quà tặng có ký kết hợp đồng cung cấp quà tặng doanh nghiệp rõ ràng, nguồn gốc hàng hóa nhập khẩu chính ngạch và tốc độ sản xuất thần tốc thì Vinaly chính là sự lựa chọn không thể bỏ qua:

Xưởng sản xuất trực tiếp, chủ động mọi khâu
Cung cấp giá gốc tận xưởng
Hỗ trợ doanh nghiệp xuất hoá đơn VAT
Có kinh nghiệm tham gia đấu thầu quà tặng công đoàn số lượng lớn
Công nghệ in ấn tiên tiến, trang bị máy móc hiện đại

Xưởng quà tặng công đoàn Vinaly với đầy đủ máy móc hiện đại

Quy trình ký kết hợp đồng cung cấp quà tặng doanh nghiệp tại Vinaly

Quy trình cụ thể ký hợp đồng cung cấp quà tặng doanh nghiệp tại Vinaly

Trên đây là toàn bộ các nội dung quan trọng và lưu ý khi ký hợp đồng cung cấp quà tặng doanh nghiệp mà bạn nên nắm rõ. Để được tư vấn chi tiết về các dòng sản phẩm quà tặng hoặc xem trực tiếp tận xưởng, mời bạn liên hệ Vinaly qua số hotline 0705.451.451, nhân viên của chúng tôi sẽ giải đáp trong thời gian sớm nhất!