Mẫu Tờ Trình Mua Quà Tặng Cho Nhân Viên (Tải 3 Mẫu)

Mỗi dịp lễ, Tết hay sinh nhật công ty, bộ phận Hành chính – Nhân sự và Công đoàn lại đối mặt với cùng một việc: viết mẫu tờ trình mua quà tặng cho nhân viên để xin kinh phí. Nghe đơn giản, nhưng một tờ trình thiếu căn cứ, thiếu bảng số lượng – đơn giá rõ ràng, hoặc không nêu nguồn kinh phí thường bị Ban giám đốc trả lại để bổ sung, làm chậm cả kế hoạch trao quà.

Là xưởng sản xuất và in ấn quà tặng doanh nghiệp trực tiếp tại TP.HCM, Vinaly hiểu rõ một tờ trình “được duyệt ngay” cần những gì. Bài viết tổng hợp cấu trúc tờ trình chuẩn, kèm 3 mẫu tờ trình mua quà tặng cho nhân viên (phúc lợi, Tết, Trung thu) bạn có thể sao chép và điền trực tiếp.

Tờ trình mua quà tặng cho nhân viên là gì? Khi nào cần?

Tờ trình mua quà tặng là văn bản nội bộ do phòng HCNS hoặc Ban chấp hành Công đoàn lập, gửi lên cấp có thẩm quyền (Giám đốc, Tổng giám đốc, hoặc Chủ tịch Công đoàn cấp trên) để đề xuất và xin phê duyệt kinh phí mua quà tặng cho người lao động trong một dịp cụ thể.

Bạn sẽ cần đến tờ trình này trong các tình huống phổ biến:

• Quà phúc lợi định kỳ: sinh nhật nhân viên, kỷ niệm thành lập công ty, ngày thành lập ngành, khen thưởng cá nhân/tập thể.
• Quà theo mùa vụ lớn: quà Tết Nguyên đán, quà Trung thu, quà 8/3 – 20/10, quà 1/6 cho con em người lao động.
• Quà công đoàn: các dịp do Ban chấp hành Công đoàn chủ trì, thường trích từ nguồn quỹ công đoàn hoặc quỹ phúc lợi.

Điểm chung: bất cứ khi nào việc mua quà sử dụng ngân sách công ty hoặc quỹ tập thể, bạn cần một tờ trình để hợp thức hóa khoản chi và làm căn cứ cho kế toán xuất hóa đơn, chứng từ.

Cấu trúc một tờ trình mua quà tặng chuẩn

Một tờ trình dễ duyệt luôn có đủ 7 phần dưới đây. Càng rõ ràng ở phần “căn cứ” và “bảng kinh phí”, tờ trình càng ít bị trả lại.

1. Quốc hiệu – Tiêu ngữ và tên đơn vị: phần đầu văn bản hành chính chuẩn, kèm số hiệu tờ trình và ngày tháng.
2. Kính gửi: đúng cấp có thẩm quyền phê duyệt (Ban giám đốc / Chủ tịch Công đoàn).
3. Căn cứ: nêu cơ sở đề xuất — quy chế chi tiêu nội bộ, thỏa ước lao động tập thể, kế hoạch phúc lợi năm, hoặc chỉ đạo của lãnh đạo. Đây là phần thuyết phục nhất.
4. Mục đích – ý nghĩa: vì sao nên tặng quà dịp này (động viên, giữ chân nhân sự, xây dựng văn hóa doanh nghiệp).
5. Nội dung đề xuất (bảng chi tiết): loại quà, số lượng, đơn giá dự kiến, thành tiền. Nên đính kèm báo giá của nhà cung cấp để số liệu có cơ sở.
6. Nguồn kinh phí: trích từ quỹ phúc lợi, quỹ công đoàn, hay chi phí hoạt động — ghi rõ để kế toán hạch toán đúng.
7. Kiến nghị và phần ký duyệt: đề nghị phê duyệt, chừa ô ký cho người lập, người kiểm soát và người duyệt.

Mẹo nhỏ: phần số 5 nên trình bày dạng bảng và đính kèm báo giá chính thức kèm VAT từ nhà cung cấp — lãnh đạo duyệt nhanh hơn vì không còn nghi ngờ về con số.

Tải miễn phí 3 mẫu tờ trình mua quà tặng cho nhân viên

Dưới đây là 3 mẫu điền sẵn theo từng dịp. Bạn chỉ cần thay tên công ty, số lượng và ngân sách thực tế. Bản file Word (.docx) có thể yêu cầu kèm khi Vinaly gửi báo giá.

Mẫu 1 — Tờ trình mua quà phúc lợi / sinh nhật nhân viên

Mẫu 2 — Tờ trình mua quà Tết cho nhân viên

Mẫu 3 — Tờ trình công đoàn mua quà Trung thu

Ba mẫu trên đủ dùng cho hầu hết dịp phúc lợi. Cần mẫu riêng theo quy chế nội bộ, phòng kinh doanh Vinaly gửi kèm file .docx khi báo giá để bạn chỉnh sửa nhanh.

Mẹo để tờ trình được duyệt nhanh

Qua nhiều lần phối hợp với phòng HCNS của khách hàng, chúng tôi thấy các tờ trình được duyệt nhanh có 4 điểm chung:

• Đính kèm báo giá chính thức có VAT. Số liệu có cơ sở được duyệt nhanh hơn số “ước tính”. Vinaly gửi báo giá chi tiết kèm VAT trong 24h để bạn đưa thẳng vào tờ trình.
• Trình 2–3 phương án ngân sách (phổ thông, khá, cao cấp) để lãnh đạo dễ chọn thay vì duyệt/không duyệt một con số.
• Nêu rõ tiến độ và deadline. Quà mùa vụ (Tết, Trung thu) cần đặt sớm để kịp sản xuất – in logo – giao hàng.
• Chọn quà đúng đối tượng. Tham khảo gợi ý theo nhóm tại quà tặng nhân viên, quà tặng công đoàn và quà tặng cho đoàn viên.

Với quà Tết, bạn có thể dẫn thêm bộ sưu tập quà Tết công ty vào phần phụ lục để lãnh đạo hình dung mẫu mã trước khi duyệt.

Chi phí quà tặng phúc lợi & hóa đơn chứng từ cần lưu ý

Đây là phần khiến nhiều tờ trình bị vướng khi quyết toán. Một vài nguyên tắc cơ bản bạn nên nắm (và nên đối chiếu với kế toán công ty cho trường hợp cụ thể):

• Chi quà tặng cho người lao động thường đưa vào chi phí phúc lợi; cần hóa đơn VAT hợp lệ và chứng từ (tờ trình đã duyệt, danh sách nhận quà có ký nhận) để đủ điều kiện hạch toán.
• Nên yêu cầu nhà cung cấp xuất hóa đơn đỏ (VAT) đứng tên công ty ngay từ đầu, tránh phát sinh khi quyết toán.
• Mức chi phúc lợi có giới hạn theo quy định thuế hiện hành — để kế toán rà tổng chi phúc lợi cả năm trước khi chốt con số.

Vinaly là xưởng sản xuất trực tiếp nên xuất hóa đơn VAT đầy đủ cho toàn bộ đơn hàng quà tặng, kèm hợp đồng và biên bản giao nhận — thuận tiện cho bộ phận kế toán khi quyết toán. Lưu ý: bài viết chỉ nêu nguyên tắc chung, không thay thế tư vấn thuế; hãy đối chiếu quy chế nội bộ và quy định thuế mới nhất.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Ai là người ký tờ trình mua quà tặng cho nhân viên?
Người lập thường là Trưởng phòng HCNS hoặc Chủ tịch Công đoàn; người duyệt là Ban giám đốc hoặc cấp có thẩm quyền theo quy chế chi tiêu nội bộ.

2. Tờ trình có bắt buộc kèm báo giá không?
Không bắt buộc, nhưng nên có. Báo giá kèm VAT giúp phần “đơn giá – thành tiền” có cơ sở và được duyệt nhanh hơn. Vinaly gửi báo giá trong 24h để bạn đính kèm.

3. Nên đặt quà trước bao lâu so với ngày trao?
Quà in logo hoặc set thiết kế riêng nên đặt trước tối thiểu 2–3 tuần; mùa cao điểm (Tết, Trung thu) đặt sớm hơn để kịp giao đúng hẹn.

4. Vinaly có hỗ trợ mẫu tờ trình file Word không?
Có. Khi bạn yêu cầu báo giá, phòng kinh doanh có thể gửi kèm file .docx mẫu tờ trình để chỉnh sửa theo quy chế của doanh nghiệp bạn.

Tham khảo thêm cẩm nang tổng thể tại quà tặng doanh nghiệp để lên phương án quà phù hợp ngân sách và mục tiêu của công ty bạn.