Với doanh nghiệp tư nhân, mua quà tặng cuối năm chỉ cần ba báo giá và một chữ ký. Nhưng với đơn vị dùng ngân sách nhà nước, trường học công lập hay công đoàn cơ sở có gói mua sắm giá trị lớn, cùng nhu cầu đó phải đi qua quy trình khác hẳn: lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu, phát hành hồ sơ mời thầu, chấm thầu, phê duyệt kết quả rồi mới ký hợp đồng.
Bài viết hệ thống lại quy trình mua sắm quà tặng qua đấu thầu từ cả hai phía: bên mời thầu chuẩn bị gì để gói thầu không vướng, và nhà cung cấp cần hồ sơ gì để đủ điều kiện dự thầu.
Miễn trừ trách nhiệm: Nội dung dưới đây mang tính tham khảo nghiệp vụ mua sắm, không thay thế tư vấn pháp lý hoặc tư vấn đấu thầu chuyên môn. Khi lập hồ sơ thực tế, đơn vị cần đối chiếu văn bản pháp luật hiện hành tại thời điểm phát hành.
Khi nào mua quà tặng phải qua đấu thầu?
Không phải mọi đơn hàng quà tặng đều phải đấu thầu. Trên thực tế, các trường hợp phổ biến buộc phải đi theo quy trình lựa chọn nhà thầu gồm:
- Đơn vị sử dụng vốn ngân sách nhà nước: mua quà phục vụ hội nghị, kỷ niệm ngày truyền thống, tri ân cán bộ hưu trí.
- Trường học, bệnh viện công lập: quà khai giảng, quà kỷ niệm thành lập trường, quà hội nghị khoa học — thường nằm trong gói mua sắm thường xuyên.
- Công đoàn cơ sở tại đơn vị nhà nước: quà Tết, quà 8/3, quà 1/6 cho con em người lao động, khi giá trị gói vượt hạn mức chỉ định thầu theo quy chế chi tiêu nội bộ. Riêng thao tác dự thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia cho gói quà công đoàn, xem chi tiết tại bài quy trình đấu thầu quà công đoàn qua mạng.
- Doanh nghiệp lớn có quy chế mua sắm nội bộ: nhiều tập đoàn, ngân hàng tự áp dụng chào giá cạnh tranh hoặc đấu thầu nội bộ để minh bạch chi phí.
Khung pháp lý hiện hành là Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 (hiệu lực 01/01/2024), sửa đổi bởi Luật số 57/2024/QH15 và Luật số 90/2025/QH15, cùng các nghị định hướng dẫn — trong đó Nghị định 214/2025/NĐ-CP quy định chi tiết về lựa chọn nhà thầu. Hệ thống văn bản này cập nhật liên tục, nên kiểm tra hiệu lực trước khi trích dẫn vào hồ sơ. Khái niệm chung về hình thức lựa chọn nhà thầu có thể tham khảo thêm tại mục Đấu thầu trên Wikipedia.
Ngưỡng giá trị để áp dụng hình thức nào (chỉ định thầu, chào hàng cạnh tranh, đấu thầu rộng rãi) phụ thuộc quy định tại thời điểm mua sắm và quy chế nội bộ từng đơn vị.
Quy trình mua sắm quà tặng qua đấu thầu gồm những bước nào?
5 bước xương sống của một gói thầu mua sắm hàng hóa
Dù quy mô gói lớn hay nhỏ, một gói thầu mua sắm quà tặng thường đi qua năm nhóm bước sau:
Bước 1 — Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu. Xác định nhu cầu (loại quà, số lượng, ngân sách dự kiến), lập và phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu, xây dựng hồ sơ mời thầu (HSMT). Đặc tả sai ở HSMT thì các bước sau không sửa được.
Bước 2 — Tổ chức lựa chọn nhà thầu. Đăng tải thông báo mời thầu, phát hành HSMT, làm rõ HSMT khi nhà thầu có câu hỏi, tiếp nhận và mở thầu đúng thời điểm đóng thầu.
Bước 3 — Đánh giá hồ sơ dự thầu (HSDT). Kiểm tra tính hợp lệ, đánh giá năng lực – kinh nghiệm, đánh giá kỹ thuật (mẫu quà, chất liệu, chất lượng in logo, đóng gói, tiến độ), rồi mới xét giá. Với quà tặng, khâu kỹ thuật thường yêu cầu nộp mẫu thật — nhà thầu không có xưởng dễ trượt ngay tại đây.
Bước 4 — Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả theo quy định.
Bước 5 — Hoàn thiện, ký kết và quản lý hợp đồng. Sau khi ký, bên mời thầu giám sát tiến độ sản xuất, nghiệm thu, thanh toán và nhận hóa đơn.
Trên thực tế, với quà tặng có yếu tố thời vụ như quà Tết, khoảng cách từ Bước 1 đến Bước 5 có thể mất 4–8 tuần. Nếu cộng thêm thời gian sản xuất và in logo, ban mua sắm nên khởi động gói thầu quà Tết từ tháng 9–10 thay vì tháng 12. Xem thêm gợi ý sản phẩm và mốc thời gian tại chuyên trang quà Tết doanh nghiệp.
Hồ sơ mời thầu quà tặng thường yêu cầu những gì?
Khác với gói thầu thiết bị hay xây lắp, HSMT quà tặng có vài đặc thù riêng:
| Nhóm yêu cầu | Nội dung thường gặp trong HSMT quà tặng |
|---|---|
| Đặc tả kỹ thuật | Chất liệu (sứ, thủy tinh, inox, gỗ, vải…), dung tích/kích thước, màu, tiêu chuẩn an toàn thực phẩm nếu là đồ uống |
| Yêu cầu in ấn | Vị trí logo, công nghệ in (in UV, in lụa, ép kim, khắc laser), số màu, độ bền mực |
| Đóng gói | Quy cách hộp, túi, tem nhãn, đóng gói theo suất hay theo thùng |
| Mẫu chào | Số lượng mẫu phải nộp kèm HSDT, thời hạn duyệt mẫu sau khi trúng thầu |
| Tiến độ | Thời gian giao hàng, chia đợt giao, điểm giao (một điểm hay nhiều chi nhánh) |
| Bảo hành – đổi lỗi | Tỷ lệ hàng lỗi được đổi, thời hạn phản hồi khiếu nại |
| Chứng từ | Hóa đơn VAT, biên bản giao nhận, biên bản nghiệm thu |
Kinh nghiệm từ các gói Vinaly từng tham gia: phần dễ gây tranh chấp nhất không phải giá, mà là sai lệch giữa mẫu duyệt và hàng giao đại trà — đặc biệt với màu in logo. Vì vậy HSMT nên ghi rõ cơ chế duyệt mẫu tiền sản xuất bằng văn bản.
Hồ sơ năng lực nhà cung cấp quà tặng cần chuẩn bị
Nếu bạn ở phía nhà cung cấp, đây là bộ hồ sơ tối thiểu để không bị loại ở vòng đánh giá năng lực:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp còn hiệu lực, ngành nghề phù hợp hàng hóa dự thầu.
- Tài liệu chứng minh năng lực tài chính theo yêu cầu HSMT.
- Hợp đồng tương tự đã thực hiện, kèm biên bản nghiệm thu hoặc thanh lý.
- Năng lực sản xuất: hình ảnh xưởng, danh mục máy in ấn, công suất theo tuần — điểm phân biệt rõ giữa xưởng sản xuất và đơn vị thương mại trung gian.
- Mẫu sản phẩm đúng số lượng HSMT yêu cầu, đóng gói và ghi nhãn theo hướng dẫn.
- Cam kết tiến độ và phương án dự phòng cho đơn số lượng lớn.
- Chứng từ thuế: xuất hóa đơn VAT đầy đủ cho toàn bộ giá trị hợp đồng.
Hồ sơ năng lực nên chuẩn bị sẵn dạng file mềm và cập nhật hằng quý, thay vì gom vội khi có thông báo mời thầu. Cách dựng bộ hồ sơ này được phân tích chi tiết trong bài hồ sơ năng lực công ty sản xuất quà tặng doanh nghiệp.
Lưu ý cho bên mời thầu khi lập yêu cầu gói quà tặng
Ba lỗi thường gặp khiến gói thầu quà tặng phải làm lại:
- Đặc tả khóa cứng một nhà cung cấp. Ghi tên thương hiệu hoặc mã sản phẩm độc quyền vào HSMT dễ bị kiến nghị — nên mô tả theo thông số kỹ thuật và cho phép hàng tương đương.
- Ngân sách lệch mặt bằng thị trường. Định mức quá thấp so với chất liệu yêu cầu dẫn tới không có nhà thầu nộp hồ sơ, hoặc trúng thầu xong không giao được hàng đúng mẫu.
- Bỏ quên thời gian duyệt mẫu và in logo. Tiến độ trong HSMT nên tách rõ ba mốc: duyệt mẫu, sản xuất, giao từng đợt.
Một cách làm an toàn là tham khảo trước cấu hình set quà và khung giá thị trường qua các danh mục sẵn có như set quà tặng hay bộ quà tặng doanh nghiệp, rồi mới chốt định mức đưa vào HSMT.
Vì sao Vinaly đáp ứng tốt các gói thầu quà tặng
Vinaly là xưởng sản xuất trực tiếp tại TP.HCM với hơn 1.500 SKU quà tặng doanh nghiệp và năng lực in logo tại chỗ (in UV, in lụa, ép kim, khắc laser). Điều này giúp giải quyết đúng ba yêu cầu khó nhất của một gói thầu quà tặng:
- Mẫu chào nhanh: làm mẫu thật kèm logo để nộp cùng HSDT, không phụ thuộc bên thứ ba.
- Tiến độ kiểm soát được: sản xuất, in ấn và đóng gói trong cùng chuỗi nên chủ động chia đợt giao cho đơn số lượng lớn.
- Chứng từ đầy đủ: hợp đồng, biên bản giao hàng, biên bản nghiệm thu, hóa đơn VAT theo đúng yêu cầu quyết toán của đơn vị nhà nước và công đoàn.
Vinaly đã phục vụ nhiều đơn vị lớn thuộc khối ngân hàng, thương mại điện tử và dịch vụ số — trong đó có các đơn hàng quà tặng cho tổ chức công đoàn, nơi yêu cầu chứng từ và tiến độ rất chặt. Với nhu cầu quà cho đoàn viên, người lao động, bạn có thể tham khảo thêm danh mục quà tặng cho đoàn viên, hoặc xem tổng quan cách chọn quà theo ngân sách tại chuyên trang quà tặng doanh nghiệp.
Cần hồ sơ năng lực và báo giá theo đúng mẫu hồ sơ mời thầu?
Vinaly gửi hồ sơ năng lực, bảng báo giá theo định mức và mẫu thật trong thời gian ngắn nhất.
Hoặc gọi hotline 0705.451.451
Câu hỏi thường gặp về đấu thầu quà tặng
Nhà cung cấp quà tặng cần giấy tờ gì để dự thầu?
Tối thiểu gồm giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, tài liệu chứng minh năng lực tài chính, hợp đồng tương tự, hồ sơ năng lực sản xuất và mẫu sản phẩm. Danh mục cụ thể luôn được liệt kê trong HSMT từng gói.
Số lượng tối thiểu để đặt quà in logo là bao nhiêu?
MOQ khác nhau theo dòng sản phẩm và công nghệ in. Vinaly báo MOQ theo đúng cấu hình set đơn vị dự kiến đưa vào HSMT.
Làm hồ sơ năng lực mất bao lâu?
Với đơn vị đã có sẵn tài liệu pháp lý và hợp đồng tương tự, bộ hồ sơ chuẩn hoàn thiện trong vài ngày làm việc; tốn thời gian nhất là chụp ảnh sản phẩm và làm mẫu in logo.
Vinaly có hỗ trợ báo giá theo mẫu biểu của hồ sơ mời thầu không?
Có. Bộ phận kinh doanh điền đúng mẫu biểu bên mời thầu cung cấp, kèm phân tích đơn giá từng hạng mục và xuất hóa đơn VAT đầy đủ.