Ngân Sách Quà Tặng Doanh Nghiệp: Cách Lập & Phân Bổ 2027

Mỗi cuối năm, phòng Hành chính – Nhân sự lại đứng trước cùng một câu hỏi: năm nay nên chi bao nhiêu cho quà tặng, và chia khoản đó ra sao cho hợp lý? Chốt ngân sách quà tặng doanh nghiệp quá muộn thường dẫn đến hệ quả quen thuộc — giá bị đội vào cao điểm, mẫu đẹp đã hết, và bảng trình duyệt phải làm lại nhiều lần.

Bài viết này hệ thống lại cách các doanh nghiệp Việt thường lập và phân bổ ngân sách quà tặng doanh nghiệp, kèm mẫu bảng phân bổ cả năm để phòng HCNS trình lãnh đạo nhanh gọn. Các con số tham khảo trong bài đều ghi rõ căn cứ; phần định mức thực tế cho từng đơn hàng, Vinaly tư vấn trực tiếp theo quy mô của bạn.

Vì sao nên lập ngân sách quà tặng doanh nghiệp ngay từ đầu năm?

Quà tặng doanh nghiệp không phải một khoản chi ngẫu hứng cuối năm — nó trải dài suốt 12 tháng: Tết, Trung Thu, sinh nhật công ty, kỷ niệm thành lập, hội nghị – sự kiện, tri ân khách hàng. Khi không có ngân sách khung từ đầu năm, mỗi dịp lại là một lần “xin duyệt gấp”, dễ vượt chi và khó kiểm soát tổng thể.

Lập ngân sách sớm mang lại ba lợi ích rõ ràng. Thứ nhất, chủ động về giá: đặt trước mùa cao điểm (đặc biệt là Tết) thường giữ được giá tốt và nhiều lựa chọn mẫu hơn. Thứ hai, duyệt nội bộ trơn tru: có khung ngân sách và định mức trên đầu người, phòng HCNS trình lãnh đạo bằng con số thay vì cảm tính — có thể tham khảo thêm mẫu tờ trình mua quà tặng cho nhân viên. Thứ ba, tối ưu tổng chi: nhìn cả năm giúp gộp đơn theo dịp, tránh mua lẻ nhiều lần với chi phí in ấn, vận chuyển cao.

Doanh nghiệp Việt thường chi bao nhiêu cho quà tặng?

Chưa có một con số “chuẩn” cho mọi doanh nghiệp, vì mức chi phụ thuộc vào quy mô, ngành nghề và văn hóa từng công ty. Tuy nhiên có thể tham chiếu theo hai trục dưới đây.

Theo dịp trong năm

Trong năm, Tết thường là dịp chiếm tỷ trọng ngân sách quà tặng lớn nhất — vừa là quà nhân viên, vừa là quà khách hàng – đối tác. Các dịp còn lại như Trung Thu, sinh nhật – kỷ niệm thành lập, hội nghị – sự kiện, và các ngày lễ (8/3, 20/10, Quốc tế Thiếu nhi cho con em nhân viên…) chia nhau phần còn lại. Vì độ dồn nén này, việc phân bổ khung ngay từ đầu năm giúp bạn không “cháy túi” vào quý IV.

Theo đối tượng nhận

Ngân sách thường tách làm hai nhánh: quà cho nội bộ (nhân viên, công đoàn) và quà cho bên ngoài (khách hàng, đối tác). Quà nhân viên thiên về số lượng lớn, thực dụng, đồng đều; quà khách hàng – đối tác thiên về chọn lọc, mang tính đại diện thương hiệu. Hai nhánh này có định mức trên đầu người và tiêu chí chọn khác nhau, nên tách riêng ngay khi lập bảng ngân sách quà tặng doanh nghiệp.

Lưu ý phân biệt: “ngân sách quà tặng” khác với “thưởng Tết”. Các khảo sát thưởng Tết hằng năm (ví dụ khảo sát vùng do báo chí công bố, mức thưởng bình quân trên 2,7 triệu đồng/người theo Thương hiệu & Công luận, 2026) phản ánh khoản thưởng bằng tiền, không phải ngân sách mua quà. Đừng gộp hai khoản này khi trình duyệt.

3 cách lập ngân sách quà tặng doanh nghiệp phổ biến

Có ba cách tiếp cận thường gặp; nhiều doanh nghiệp phối hợp cả ba để ra con số cuối.

Cách 1 — Theo % doanh thu hoặc lợi nhuận

Ấn định ngân sách quà tặng như một tỷ lệ nhỏ trên doanh thu hoặc lợi nhuận năm. Cách này gắn ngân sách với sức khỏe tài chính doanh nghiệp, phù hợp công ty muốn kiểm soát theo tỷ lệ. Vinaly chưa có khảo sát chính thức về mức tỷ lệ phổ biến của thị trường nên không nêu con số tham chiếu ở đây; doanh nghiệp nên lấy chính số chi quà tặng năm trước của mình làm mốc, rồi điều chỉnh theo kế hoạch doanh thu năm nay.

Cách 2 — Theo định mức trên đầu người

Ấn định một mức chi trên đầu người rồi nhân với số lượng người nhận (nhân viên, hoặc danh sách khách hàng – đối tác). Cách này minh bạch, dễ giải trình và dễ mở rộng khi nhân sự tăng. Đây thường là cách phòng HCNS chọn cho quà nhân viên vì tính công bằng, đồng đều.

Cách 3 — Theo 3 bậc mức quà

Chia quà thành ba bậc để phân tầng theo đối tượng và ngân sách:

• Bậc phổ thông (dưới 500.000đ): quà số lượng lớn cho nhân viên, công nhân, đoàn viên công đoàn.
• Bậc trung (500.000đ – 1.500.000đ): khách hàng thân thiết, đối tác, quản lý cấp trung.
• Bậc cao (trên 1.500.000đ): khách VIP, đối tác chiến lược, ban lãnh đạo.

Ba khoảng giá trên là quan sát từ các đơn hàng thực tế đặt tại xưởng Vinaly — phần lớn đơn quà nhân viên rơi vào bậc phổ thông, đơn quà khách hàng – đối tác rơi vào bậc trung. Đây không phải bảng giá cố định của Vinaly và cũng chưa phải số liệu khảo sát thị trường; dùng để phân tầng đối tượng, không dùng để so sánh mặt bằng giá ngành.

Mẫu bảng phân bổ ngân sách quà tặng doanh nghiệp cả năm

Một bảng phân bổ đơn giản giúp phòng HCNS nhìn toàn cảnh và trình duyệt trong một trang. Cấu trúc gợi ý gồm các cột dưới đây — bạn điền số của doanh nghiệp mình vào, không có con số mặc định vì mỗi công ty một quy mô.

Dịp trong năm	Đối tượng nhận	Số lượng	Định mức/đầu người	Mốc cần đặt trước
Tết Nguyên đán	Nhân viên + khách hàng, đối tác	…	…	Trước 1–2 tháng
Trung Thu	Nhân viên + con em nhân viên	…	…	Trước 4–6 tuần
Sinh nhật / kỷ niệm thành lập	Toàn thể nhân viên	…	…	Trước 3–4 tuần
Hội nghị – sự kiện	Khách mời, đại biểu	…	…	Theo lịch sự kiện
Ngày lễ nội bộ (8/3, 20/10…)	Nhân viên nữ / nhóm đặc thù	…	…	Trước 2–3 tuần
Dự phòng phát sinh	Phát sinh ngoài kế hoạch	—	5–10% tổng ngân sách	—

Nguyên tắc khi điền bảng: đặt Tết và Trung Thu ở vị trí ưu tiên vì tỷ trọng và tính mùa vụ cao; ghi rõ mốc “cần đặt trước” cho từng dịp để tránh giá cao điểm; và luôn chừa một khoản dự phòng 5–10% cho phát sinh. Xem thêm lịch mùa vụ tại chuyên trang quà Tết doanh nghiệp.

Lưu ý tài chính – tuân thủ khi duyệt ngân sách

Quà tặng cho nhân viên và đối tác có liên quan đến chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, nhưng có giới hạn. Căn cứ Thông tư 96/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung Thông tư 78/2014/TT-BTC hướng dẫn thuế thu nhập doanh nghiệp), khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động — trong đó có quà tặng các dịp lễ, Tết — được tính vào chi phí được trừ với mức khống chế không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế, kèm điều kiện đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ.

Nội dung thuế – quy định thay đổi theo từng năm và từng trường hợp, nên bài này chỉ nêu ở mức lưu ý; doanh nghiệp cần đối chiếu với văn bản hiện hành tại thời điểm quyết toán và với kế toán của mình khi lập ngân sách quà tặng doanh nghiệp. Chi tiết hơn về cách chọn quà, xem bài hướng dẫn chọn quà tặng doanh nghiệp.

Tối ưu ngân sách mà quà vẫn “chất”

Ngân sách hạn chế không đồng nghĩa với quà kém. Ba cách dưới đây giúp nâng giá trị cảm nhận mà vẫn giữ chi phí trong tầm kiểm soát.

Đặt tận xưởng, bỏ khâu trung gian. Vinaly là đơn vị tự sản xuất và in ấn tại xưởng ở TP.HCM (in lụa, in UV, khắc laser…), nên cùng một ngân sách bạn có thể chọn được sản phẩm chất lượng hơn so với mua qua trung gian. Với đơn số lượng lớn, mức tối ưu này càng rõ.

In logo để mỗi món quà làm thương hiệu. Một chiếc bình giữ nhiệt, ly sứ, sổ tay in logo vừa là quà, vừa là điểm chạm thương hiệu lặp lại mỗi ngày. Đây là cách “một khoản chi, hai giá trị” mà nhiều doanh nghiệp áp dụng.

Gộp đơn theo dịp. Thay vì mua lẻ nhiều lần, gộp nhu cầu cả quý hoặc cả năm giúp giảm chi phí in ấn khởi tạo và vận chuyển. Việc lên danh sách sớm cho phép xưởng chủ động lịch sản xuất và giữ giá tốt — đặc biệt với các ngành có số lượng người nhận lớn như trường học hay ngành dược – y tế.

Xem thêm cách chọn theo dịp, đối tượng và ngân sách tại trang tổng hợp quà tặng doanh nghiệp.

Gợi ý sản phẩm theo từng bậc ngân sách

Sau khi có khung ngân sách quà tặng doanh nghiệp, bước tiếp theo là quy ra nhóm sản phẩm. Dưới đây là hướng chọn theo ba bậc đã nêu ở trên:

Bậc ngân sách	Nhóm sản phẩm thường chọn	Lưu ý khi đặt
Phổ thông	Ly sứ, bình nước, túi vải canvas, sổ tay – bút	Ưu tiên in logo 1–2 màu để giữ giá; đặt số lượng lớn một lần
Trung	Bình giữ nhiệt, set ly thủy tinh bọc da, bộ ấm trà nhỏ	Nên tính thêm chi phí hộp quà và ruy băng vào định mức
Cao	Bộ ấm trà cao cấp, kỷ niệm chương, bút ký khắc tên	Cá nhân hóa tên người nhận; cần đặt sớm hơn 2–3 tuần

Câu hỏi thường gặp về ngân sách quà tặng doanh nghiệp

Chi phí quà tặng cho nhân viên có được trừ thuế không?

Quà tặng nằm trong nhóm chi phúc lợi cho người lao động và thường được trừ trong giới hạn không quá 01 tháng lương bình quân thực hiện trong năm (căn cứ Thông tư 96/2015/TT-BTC), với điều kiện có hóa đơn – chứng từ hợp lệ. Bạn nên đối chiếu với kế toán doanh nghiệp cho trường hợp cụ thể.

Nên chốt ngân sách quà tặng khi nào?

Càng sớm càng tốt — lý tưởng là ngay đầu năm hoặc đầu quý, đặc biệt với quà Tết cần đặt trước 1–2 tháng để tránh giá cao điểm và hết mẫu.

Quà in logo có được tính là chi phí quảng cáo không?

Tùy cách hạch toán và mục đích sử dụng; đây là điểm cần trao đổi với kế toán. Về mặt marketing, quà in logo rõ ràng có giá trị truyền thông thương hiệu lặp lại.

Doanh nghiệp nhỏ dưới 50 người có cần lập ngân sách quà tặng riêng không?

Nên có, dù chỉ là một bảng đơn giản. Quy mô nhỏ càng dễ bị động về giá khi đặt gấp; một khung ngân sách quà tặng doanh nghiệp từ đầu năm giúp bạn gộp đơn và thương lượng tốt hơn với xưởng.

Nếu ngân sách bị cắt giữa năm thì xử lý thế nào?

Ưu tiên giữ nguyên dịp có tác động lớn nhất (thường là Tết), hạ bậc mức quà ở các dịp phụ thay vì bỏ hẳn, và chuyển sang sản phẩm cùng công năng nhưng chất liệu/kỹ thuật in tiết kiệm hơn.

Gửi ngân sách, Vinaly đề xuất set quà tối ưu trong 24h

Bạn đã có con số ngân sách nhưng chưa biết chọn set quà nào cho vừa? Gửi ngân sách và số lượng người nhận, đội ngũ Vinaly sẽ đề xuất phương án set quà tối ưu trong 24h, kèm báo giá và hóa đơn VAT.

Bài viết thuộc chuyên mục Quà tặng doanh nghiệp của Vinaly — công xưởng quà tặng B2B, tự sản xuất và in ấn tại TP.HCM.